Documentos contábeis e caixas registradoras, protocolos e cartas, livros contábeis devem ser impressos e armazenados em papel. Ao mesmo tempo, devem ser grampeados para que as páginas não se misturem nos documentos, não sejam perdidas ou confiscadas. Para isso, são costurados. Com fios ásperos. Se um documento ou livro estiver sendo costurado, a linha também é lacrada com um adesivo e certificada pelo selo.
Preparação para grampear e grampear documentos
Prepare folhas de documentos ou livros para costurar. Prepare uma agulha e linha áspera. Você pode precisar de um furador, cola para papelaria, adesivo (papel 4 x 6 cm) e impressão. Em seguida, prepare os documentos a serem arquivados. Organize as folhas corretamente, verifique se elas estão dobradas na ordem certa. Se várias folhas forem costuradas juntas, basta furar com uma agulha. Desenhe uma linha estritamente vertical no local da costura, marque 3 pontos simetricamente no centro, entre os quais estão estritamente 3 cm, e você pode bainhar. Se o documento for particularmente importante, você pode fazer cinco furos para a encadernação em intervalos de 3 cm. Você pode fazer os furos com um furador.
Para documentos de contabilidade que precisam ser arquivados em pacotes grossos, você pode usar duas opções. Fure nas peças e avance ao longo do fio. Ou faça um furo com um prego comprido e grosso e um martelo. Numere as páginas de capa a capa antes de costurar um diário de bordo de qualquer coisa. Em seguida, use um prego e um martelo para furar os orifícios. Ou fure com um furador.
Como e como grampear documentos
Você pode costurar documentos em várias folhas com linhas comuns, mas é melhor escolher as linhas de costura (linha áspera). É melhor costurar maços de documentos bancários com barbante de banco. Revistas são uma linha dura, porque a revista é amarrada sozinha, e a linha é necessária para garantir que as folhas não se rasguem.
O livro de receitas e despesas deve ser numerado e costurado. Na última página, são indicados os dados do livro e colocadas as assinaturas e os carimbos (se houver) do empresário e do representante fiscal.
Melhor juntar documentos duas vezes para maior confiabilidade. A versão correta da costura é quando a linha começa na parte de trás do documento e o resto da linha após a costura é exibido lá. Quantos centímetros de linha você deve deixar nas costas? 5-7 centímetros. Então é conveniente amarrar o fio com um nó. As pontas dos fios devem ser aproximadamente iguais para a colagem subsequente.
Fazendo um documento encadernado
O que fazer com os documentos contábeis após a costura? Pode ser enviado para um armário ou arquivo. Trabalhar com eles no firmware está concluído. Mas documentos importantes, por exemplo, protocolos, precisam ser mais preparados. Para isso, está sendo preparado um adesivo de papel fino. Nele é impresso antecipadamente o seguinte texto: "Costurado, numerado, assinado e carimbado com N folhas." N - o número de folhas, indicado em palavras e números. Em seguida, vem a posição do chefe, o nome da organização, a assinatura e o selo reais. O texto, é claro, é impresso com antecedência, e a assinatura e o selo são colocados posteriormente.
O livro de contabilidade e receitas, mantido em formato eletrónico, é impresso no final do período de reporte, as impressões são encadernadas e autenticadas pelo empresário e representante do fisco.
O adesivo é colocado no verso do documento de forma que cubra o nó de fios e parte dos fios. As pontas dos fios são retiradas do adesivo e coladas com cola de escritório em toda a superfície do adesivo. Só agora é possível assinar pela cabeça e colocar o selo. As revistas são submetidas ao mesmo procedimento com o adesivo.
