A actividade de qualquer empresa ou organização, independentemente da forma de propriedade, é impossível sem a gestão documental, o que, de facto, é uma confirmação dessa actividade. A unificação da circulação de documentos foi feita ainda na década de 79 do século passado, mas os padrões então criados, com pequenas alterações e acréscimos, ainda hoje são válidos.
Instruções
Passo 1
O sistema de gerenciamento de documentos unificado necessário para apoiar as atividades da organização inclui três tipos de documentos:
- organizacional;
- administrativo;
- informação e referência.
Este último tipo de documento é auxiliar em relação aos dois primeiros e, ao contrário deles, não é obrigatório para a execução. Eles contêm todas as informações de serviços especiais necessárias para a tomada de decisões gerenciais e para seu correto entendimento e implementação.
Passo 2
Os documentos de referência incluem: boletins de negócios; telegramas e mensagens telefônicas; serviço, relatório e notas explicativas; resumos, resenhas e relatórios de informações, atos. O conteúdo desses documentos só pode ser levado em consideração ou induzir uma ação com base nessas informações. Esta é uma parte importante do fluxo de trabalho, sem a qual é impossível organizar qualquer processo de produção.
etapa 3
Se falamos de determinados tipos de informações e documentos de referência, a maior parte deles, via de regra, são cartas de informação, nas quais os autores chamam a atenção do entrevistado para alguns fatos, informações sobre bens, eventos ou atividades futuras. Eles podem ser proativos e aqueles que são escritos na forma de um relatório sobre a implementação de tarefas atribuídas por organizações principais com o nível de gerenciamento mais alto. Cartas de vendas automotivadas também se referem a documentos de informação e referência.
Passo 4
Resumo, visão geral ou nota informativa - documentos que contêm uma descrição de alguns dos mesmos tipos de fatos, coisas ou eventos em que um breve resumo pode estar presente, mas este requisito não é obrigatório. As certidões ordinárias podem ser preparadas a pedido de interessados ou de pessoas físicas e servem como documento comprobatório de qualquer fato. São, por exemplo, certificados de vencimento, composição familiar, local de trabalho ou estudo, etc.
Etapa 5
As notas de serviço são geralmente usadas como uma troca de informações entre departamentos que não dependem diretamente da produção. Os relatórios são escritos para o supervisor imediato, a fim de informar sobre os fatos que ele precisa saber em plantão. Declarações explicativas são utilizadas em casos de violação da disciplina do trabalho, são redigidas pelos próprios infratores para explicar seu ato. Atos que confirmam um fato particular são redigidos coletivamente e assinados por pelo menos 3 participantes no cheque ou ação.
