Manter registros contábeis é uma tarefa bastante trabalhosa. As pastas com as notas fiscais de alguns tipos de contratos devem ser mantidas na organização por até dez anos, portanto, precisam ser arquivadas para que a qualquer momento seja encontrado o documento necessário.
Instruções
Passo 1
Mantenha um diário de faturas. Digite ali todos os números dos documentos que você pretende arquivar. É melhor fazer isso eletronicamente, em um programa especial ou em uma planilha Excel normal. Digite o número do documento (geralmente misto - numérico e numérico) e sua data. De vez em quando, transfira dados para discos para que, em caso de falha do computador, o arquivo permaneça intacto e seguro.
Passo 2
Crie vários livros de fatura se houver mais de uma entidade legal na empresa. Ao redigir um documento, atribua-lhe imediatamente o número apropriado. Aplique convenções. Por exemplo, marque as faturas emitidas para JSC "Zolotaya Antelope" como 123-ZA e para JSC "Padishah" como 123-P. Certifique-se de indicar o número do contrato ou acordo para o qual esta fatura foi elaborada.
etapa 3
Leve a nota fiscal a ser arquivada. Faça dois furos com um furador. Cole o documento em uma pasta. Use pastas resistentes para evitar enrugar seus títulos. Não os empurre com muita força.
Passo 4
O segundo método de armazenamento está em pastas de arquivos. Pegue a tampa transparente e insira a nota fiscal nela. Coloque o arquivo em uma pasta e prenda com suportes especiais.
Etapa 5
Rotule cada pasta. Observe quais faturas de pessoa jurídica estão armazenadas lá. Anote o período para o qual os documentos foram coletados.
Etapa 6
Envie faturas com mais de três anos para o depósito. Dobre as pastas em caixas de papelão que respirem facilmente. Indique nas paredes a quantidade de fichários no interior e a que pessoa jurídica pertencem. No programa em que você cadastra documentos, marque quais deles foram enviados para o depósito. Se necessário, sempre será possível retirar o arquivo e encontrar a documentação necessária.
