Uma carta de rejeição é uma parte muito específica da correspondência comercial. Deve conter uma resposta negativa à solicitação do cliente ou proposta do parceiro. Ao mesmo tempo, é importante manter boas relações com o destinatário da carta. Para expressar a sua posição de forma inequívoca, mas não para ofender o destinatário e deixar uma impressão favorável de si mesmo, siga as regras básicas para redigir uma recusa.
Necessário
- - o papel timbrado oficial da organização;
- - computador;
- - Impressora.
Instruções
Passo 1
Faça um rascunho de sua carta. Não negligencie esta etapa da preparação do documento. Isso permitirá que você coloque seus pensamentos em ordem e escolha as frases mais corretas.
Passo 2
Comece o texto com o endereço tradicional para o destinatário: "Caro Ivan Ivanovich!" ou "Caro Sr. Ivanov!" Não use outro texto, porque a recusa por escrito é oficial.
etapa 3
No canto superior esquerdo, indicar o destinatário da carta: nome da empresa, cargo, sobrenome, iniciais de funcionário ou o sobrenome e iniciais de particular. As informações sobre sua empresa serão apresentadas em papel timbrado oficial no canto superior direito.
Passo 4
Escreva o corpo principal do documento. Primeiro, repita a solicitação ou proposta recebida. Claro, você não precisa reescrever completamente o texto do documento recebido. Basta resumir a sua essência em poucas palavras, usando o discurso tradicional dos negócios: "De acordo com o seu pedido de cópia da ordem …" ou "Em resposta ao seu pedido de prorrogação do prazo do empréstimo concessional, Informamos …".
Etapa 5
A seguir, relacione os motivos da recusa. A explicação para uma resposta negativa deve ser curta, lógica, firme em essência, mas não dura na forma. Não distorça a situação, não apresente fatos inexistentes e argumentos implausíveis. Sempre que possível, respalde suas palavras com referências a leis e regulamentos. Mas não vá a extremos. Sobrecarregando a carta com longas explicações e desculpas prolixas, você corre o risco de irritar ainda mais o destinatário.
Etapa 6
Comece a parte final da carta com o texto padrão que permite que você seja educado, mas inflexível em sua decisão: "Considerando os fatos acima, infelizmente temos que nos recusar a cooperar com sua empresa" ou "Lamentamos informar que é impossível estender ainda mais a linha de crédito. "…
Etapa 7
Tente mitigar a rejeição. Para o efeito, informe o destinatário sobre outras opções de cooperação, sobre novos serviços da sua empresa que poderá utilizar em condições preferenciais, sobre a possibilidade de reapreciar o seu pedido após um determinado prazo, etc. Todas as informações devem ser absolutamente corretas e atualizadas.
Etapa 8
Releia o rascunho da carta. Corrija os erros, faça adições e correções necessárias. Imprima a recusa em papel timbrado oficial da organização, assine com o gestor e envie ao destinatário.
