Quando é necessário enviar documentos oficiais ao destinatário: declaração, reclamação, cópia da declaração de reclamação e outros - a correspondência não é apenas importante, mas juridicamente significativa. Para que a entrega ocorra do ponto de vista da lei, é necessário seguir um determinado procedimento.
Instruções
Passo 1
Prepare o documento a ser enviado ao destinatário em duplicado. Um deles deve ficar com você.
Passo 2
Se possível, entregue o documento pessoalmente. Entregue diretamente ao destinatário ou seu representante autorizado. Os poderes de um representante podem ser certificados por procuração ou decorrem da lei. É mais seguro entregar a correspondência endereçada a um particular contra recibo. Se você transferir documentos para uma pessoa jurídica, faça-o por meio da secretaria ou do escritório. Quando o destinatário é um oficial, você pode usar qualquer uma dessas opções.
etapa 3
Em caso de entrega pessoal, certifique-se de que sua cópia contém um recibo da pessoa que recebeu a correspondência. A pessoa a quem você está entregando o documento deve escrever a palavra "recebido", seu sobrenome e iniciais, bem como a data atual e, claro, deixar uma assinatura. Se ele for funcionário da organização, também deve ser feita uma indicação de seu cargo.
Passo 4
Quando necessário, encaminhe a correspondência ao destinatário por meio de courier ou intermediário, não esquecendo de orientá-lo sobre quem e como entregá-la.
Etapa 5
Se você não puder entregar a correspondência pessoalmente ou se o destinatário se recusar a aceitá-la, use os serviços de correio. Deve ser enviado por correio registado com notificação e lista de anexos. Em alguns casos, esta é a única opção em que o tribunal ou outro órgão autorizado reconhece o serviço como válido. Na confirmação do fato de que o destinatário recebeu a carta, um documento será devolvido a você - uma notificação por correio. O inventário do anexo é necessário para a comprovação do envio pelo correio e não de uma carta vazia ou de um documento estranho, nomeadamente o que deve ser entregue.
Etapa 6
Depois que a notificação for devolvida a você, anexe-a e a lista de anexos à cópia restante do documento. Armazene até que não seja mais necessário.
