Os documentos caducados armazenados no arquivo estão sujeitos à destruição, que se processa em várias etapas. Primeiro, os documentos são selecionados, uma comissão é criada, uma lei é redigida e a destruição direta ocorre nos trituradores.
Necessário
- - ato de destruição;
- - ato de destruição;
- - trituradora (trituradora de papel)
Instruções
Passo 1
Todos os documentos de arquivo estão sujeitos a revisão anual a fim de serem selecionados para destruição. Isso possibilita liberar espaço em tempo hábil para novos documentos recebidos de empresas para armazenamento de arquivos.
Passo 2
Selecione documentos para destruição. A maior parte dos documentos de arquivo foi mantida por 75 anos. A seleção dos documentos é realizada pelo pessoal do arquivo.
etapa 3
Depois de fazer a seleção dos documentos, elabore um ato de destruição. Um ato é um inventário completo de documentos a serem destruídos. É necessário indicar o número de série de cada documento, uma descrição. Antes de cada documento, indique o número do artigo ou documento regulamentar com base no qual é efetuada a baixa. Guie-se pela lista de documentos típicos.
Passo 4
Lembre-se de que a lista não pode conter o nome de todos os documentos a serem cancelados, portanto, o arquivista deve decidir independentemente a qual artigo ou norma um determinado documento pertence.
Etapa 5
O acto de destruição deve ser redigido de acordo com o Anexo n.º 4 "Sobre as regras básicas de funcionamento dos arquivos" para 2002 O documento preenchido deve ser assinado por todos os membros da comissão criada e um representante autorizado da administração do arquivo.
Etapa 6
Anexar outro ato ao ato executado, no qual indique o número total de documentos a serem destruídos, bem como seu peso total. Não se esqueça de que o primeiro ato sem o segundo é considerado inválido. E se tal violação for constatada durante a verificação, pode ser aplicada uma multa administrativa ao representante responsável pelo seu arquivo.
Etapa 7
Você pode confiar a destruição direta a uma organização especializada que forneça serviços em massa desse tipo e tenha trituradores industriais, ou você mesmo pode realizar a destruição se sua organização tiver seu próprio triturador.
