Um telefonograma significa um nome generalizado para documentos transmitidos oralmente por telefone. É utilizado para transmitir informações de serviço, via de regra, em casos de emergência, quando o destinatário precisa ser avisado com urgência, mandar mensagem, mandar convite.
Necessário
papelaria, números de telefone de destinatários, diário de correspondência de saída, comunicação por telefone
Instruções
Passo 1
Prepare o texto da mensagem telefônica. Declare a essência da mensagem resumidamente, o comprimento recomendado do texto não é superior a 50 palavras. Se a mensagem telefônica contiver a indicação de um evento que deve ocorrer no futuro: uma reunião, uma reunião, redação de uma ata, etc., certifique-se de indicar o local e a hora específicos do evento.
O texto deve ser redigido de forma a excluir a possibilidade de dupla interpretação.
Passo 2
Elabore uma mensagem telefônica em papel de acordo com as regras para redigir uma carta da cabeça. Assim, ao documento com o texto devem ser atribuídos os requisitos: número único e data de compilação. A mensagem telefônica é assinada pela pessoa em cujo nome será transmitida.
etapa 3
Determine o destinatário da mensagem telefônica. Se houver vários destinatários, faça uma lista de destinatários além do texto da mensagem. Esta lista é elaborada em folha separada e contém os nomes das entidades às quais deve ser enviada a mensagem telefónica e os respectivos números de telefone.
Passo 4
Registre a mensagem telefônica no registro de correspondência de saída. Se uma mensagem telefônica for uma ocorrência rara em seu fluxo de trabalho, use um diário geral para se registrar. No caso de você recorrer regularmente a este método de transferência de informações, inicie um diário separado para mensagens telefônicas, para que seja mais conveniente para você navegar.
Etapa 5
Ligue para o destinatário e peça para receber uma mensagem telefônica. Descubra e registre a posição, sobrenome, nome, patronímico da pessoa que está recebendo a mensagem telefônica.
Etapa 6
Diga ao assinante:
- Cargo, apelido, nome, patronímico da pessoa por conta de quem a mensagem telefónica é enviada;
- sua posição, sobrenome, nome, patronímico e número de telefone.
Dite o texto da mensagem telefônica. Depois de ter transmitido o texto, peça ao assinante que releia a mensagem telefônica para verificar a exatidão de sua gravação.
Etapa 7
Descubra com o assinante o número de registro de entrada da mensagem telefônica e anote-o.
