O termo fac símile - do latim significa "fazer como". A assinatura de fac-símile é um clichê em forma de selo ou carimbo, no qual a assinatura manuscrita da pessoa que, de acordo com os regulamentos da empresa ou organização, assina os documentos, é recortada com o máximo grau de confiabilidade em um espelho imagem.
Para que serve uma assinatura de fac-símile?
Um análogo mecânico da assinatura manuscrita de um gerente ou outro oficial responsável - uma assinatura de fac-símile - é usado no trabalho de escritório de muitas empresas e organizações. Pode ser exigida na ausência do próprio titular da assinatura, se for necessária a lavratura de algum documento urgente, podendo, além disso, ser utilizado pelo próprio titular, a quem se trarão pilhas inteiras de papéis para assinatura. No entanto, por uma série de razões, o uso generalizado de assinaturas de fac-símile nas relações financeiras, econômicas, jurídicas e jurídicas tributárias é bastante arriscado.
Casos em que o selo fac-símile de um gerente caiu em mãos de funcionários inescrupulosos é uma ocorrência frequente, portanto, em 2004, a carta do Ministério de Impostos e Taxas nº 18-0-09 / 000042 "Sobre a utilização de fac-símile assinatura "definiu claramente os casos em que seu uso é estritamente proibido … De acordo com esta carta, a assinatura do fac-símile não é colocada e não é considerada válida em vários tipos de procurações, faturas, pagamentos e outros documentos financeiros. A carta também estipula os casos em que o uso de fac-símiles é considerado aceitável.
Se a organização prevê o uso de fac-símiles, é necessário nomear um funcionário responsável por seu armazenamento e fixar essa responsabilidade em sua descrição de cargo.
Quando uma assinatura de fax pode ser usada
Uma impressão fac-símile de uma assinatura pode ser usada nas relações de direito civil; neste caso, seu uso é regulamentado pela cláusula 2 do Artigo 160 do Código Civil da Federação Russa. Estipula que a condição de validade de tal assinatura pode ser, salvo o disposto em lei, um simples acordo das partes. Isso significa que quando o uso de fac-símiles for planejado na conclusão da transação, as partes também deverão celebrar um acordo adicional para esse efeito.
Em um contrato que prevê o uso de assinaturas de fac-símile, é imperativo estipular seu período de validade.
Este acordo pode referir-se a apenas uma transação específica ou estipular todas as transações subsequentes que a organização planeja concluir com essa contraparte. Certifique-se de listar os tipos de documentos neste contrato aos quais suas normas se aplicam. Além do acordo, o chefe da organização deve garantir que esse selo de fac-símile seja estritamente registrado e monitorado. Por sua ordem, ele nomeia pessoas que têm o direito de usar uma assinatura de fac-símile, especifica os tipos de documentação onde ela pode ser usada e dá uma lista de medidas e medidas para garantir sua segurança.
