Um fax marcado com urgência - entregue ao chefe mais rápido, os e-mails que encheram a caixa devem ser desmontados, uma pilha de cartas e alguns pacotes trazidos pelo carteiro devem ser "espalhados" com urgência pelos departamentos, e o funcionário escreveu um aplicativo de férias. Aqui você tem anúncios e documentos contábeis importantes. O trabalho de secretária é difícil! Vale a pena perder um "pedaço de papel", pois verifica-se que disso depende o destino da organização e a sua carreira. Para encontrar sempre este ou aquele documento, você precisa ser capaz de registrar corretamente a correspondência.
Necessário
- Registro de correspondência de entrada,
- log de correio de saída,
- cadernos com um volume de 96 folhas,
- formulários de organização,
- pastas.
Instruções
Passo 1
Você precisa registrar toda a correspondência recebida e enviada, além disso, no dia do recebimento ou envio. A correspondência de todos os tipos está sujeita a registo: envios postais, e-mails, faxes, entregues pessoalmente nas mãos da mensagem. E-mails importantes (de entrada e saída) devem ser impressos e registrados da mesma forma que outros tipos de correspondência. Além disso, é necessário registrar a correspondência interna: memorandos, memorandos de serviço, notas explicativas, declarações, reclamações.
Passo 2
Para registrar correspondência, mantenha registros especiais de registro. Dependendo do volume de correspondência de um tipo específico, você pode criar diários gerais de correspondência de entrada e saída ou, adicionalmente, dividi-los por tipo. Por exemplo, faça um diário para registrar e-mails recebidos e enviados. Independentemente do volume de correspondência, é conveniente criar um diário separado para registrar os faxes recebidos e enviados.
etapa 3
Se você não tem um diário especial de registro de correspondência, impresso na gráfica, pegue um caderno comum e espalhe-o. No registo de correspondência recebida, indique o número da mensagem, a data de recepção, bem como o tipo de correspondência, caso tenha um registo comum para todos os tipos de mensagens, desde electrónicas a fac-símile. Em uma coluna separada, descreva resumidamente o conteúdo da carta. Na próxima coluna, escreva a resolução do chefe e o nome da pessoa a quem a carta foi entregue para execução. Na prática, se o assunto é controlado por uma pessoa específica, muitas cartas não chegam ao gerente, mas são imediatamente transmitidas ao executor, portanto, não deve aumentar esta coluna. É aconselhável deixar local para assinatura sob o sobrenome do intérprete ou ao lado dele, indicando o recebimento do documento. Se o chefe instruiu o secretário a controlar a "execução" do documento, em uma coluna separada uma nota sobre o controle é colocada em tinta vermelha (a letra "K" ou a palavra "controle"). Depois de concluída a execução da ordem relativa a este documento, colocar uma marca na execução, bem como a transferência da carta “ao processo” (indicar o número do processo e a data da sua constituição).
Passo 4
O registro de correspondência também é necessário para todas as mensagens enviadas. No registro de correspondência enviada, há menos colunas do que no registro de correspondência recebida. Bem como no registo das cartas recebidas, fazer no registo das cartas enviadas uma coluna com o número de ordem da carta, uma coluna com a data, apenas do envio, com o tipo de correspondência a ser enviada (se necessário), com o resumo da mensagem, o apelido do remetente do documento (carta), bem como a coluna com o número do processo, onde foi arquivada uma cópia da mensagem.
Etapa 5
De forma especial, você deve registrar a correspondência que envia por correio. O registo das cartas enviadas por correio é efectuado em papel timbrado da organização. É melhor enviar no máximo 7 a 10 cartas por vez. Em mãos ou no computador, no formulário, escreva a data de envio, abaixo, para cada carta enviada pelo correio, indique o número de série do registro, o nome da organização, sua localização (pode-se especificar apenas a cidade ou região). Deixe algum espaço à direita. Aqui, depois de receber um cheque pelo correio, você precisa inserir os números de correspondência dele (geralmente de 6 a 8 dígitos). Abaixo do nome da organização de cada remessa, escreva os números e as datas dos documentos a serem enviados ou outros dados que permitam sua identificação. Nos correios, essa lista é certificada pelo selo postal. Você pode arquivá-lo em uma pasta separada ou na pasta onde as mensagens de saída são armazenadas.
Etapa 6
Um diário separado é necessário para registrar cada tipo de correspondência interna. Em cada diário, indique o número do documento, sua data, o sobrenome do autor, um resumo, a resolução da cabeça, o sobrenome do executor, a marca de controle, bem como o número do processo.
