Algumas áreas de atividade requerem a sistematização de bens, produtos e documentos. O arquivo de cartão pode ser usado não apenas na produção. Por exemplo, será útil para uma pessoa que coleciona selos ou moedas, ou para um florista. Em geral, onde quer que você precise encontrar rapidamente o certo entre uma grande variedade de alguns objetos.
Instruções
Passo 1
As informações contidas no arquivo devem ser facilmente acessíveis, independente do tamanho do armazenamento de dados. Portanto, divida todo o volume em blocos, por exemplo, em ordem alfabética ou por data. Isso ajudará você a encontrar as informações de que precisa (cartão) em um curto espaço de tempo.
Passo 2
Todas as entradas no arquivo devem ser organizadas. Por exemplo, se os nomes forem escritos à mão, devem ser compreensíveis, sem manchas, porque isso dificultará a localização das informações de que necessita.
etapa 3
O arquivo deve ser armazenado em um local designado, por exemplo, em um rack. As caixas devem corresponder ao tamanho dos cartões. Certifique-se de fazer um inventário do conteúdo, para que você não tenha que folhear constantemente dados desnecessários. À medida que os dados são reabastecidos, insira as informações no inventário.
Passo 4
Os sinais de busca contidos nos elementos do índice de fichas (fichas, arquivos, etc.) devem ser rigorosamente sistematizados. Por exemplo, se este for um índice de cartão para flores, os sinais de pesquisa ("chaves") em todos os elementos devem ser exibidos da mesma forma. Para fazer isso, crie um "esqueleto" do elemento de pesquisa.
Etapa 5
Digamos que você queira fazer um fichário com suas flores. Todos eles têm características diferentes, mas consistem em vários elementos idênticos: inflorescência, caule, folha, raiz, etc. Assim, todos esses elementos devem estar contidos no "esqueleto". Por exemplo, o nome é "Girassol", a forma da inflorescência é "Redonda", a cor é "Amarela", etc.
Etapa 6
Qualquer coleta de dados deve ser acompanhada por uma "Lista de critérios de pesquisa". Em um arquivo feito de cartões comuns, pode ser um documento de texto; para um formulário de arquivo virtual - uma lista suspensa na qual o usuário selecionará o sinal de que precisa. Se você mantiver um arquivo eletrônico, certifique-se de criar um disco removível, porque o disco rígido pode queimar a qualquer momento.
