A gestão de pessoas é responsabilidade do departamento de RH da organização. A formação e manutenção do arquivo pessoal do trabalhador é efetuada após a assinatura da encomenda da sua contratação.
Necessário
- - documentos do funcionário contratado (passaporte, documentos educacionais);
- - documentos lavrados no momento da contratação e no decorrer da atividade laboral do trabalhador;
- - fotografia de funcionário medindo 3x4 cm;
- - pasta de fichário.
Instruções
Passo 1
Imprima e entregue ao empregado contratado os formulários da ficha pessoal de registro de pessoal e autobiografia, peça ao empregado que os preencha à mão. Deixe o funcionário colocar sua assinatura e data nos documentos preenchidos. Cole uma foto do funcionário na primeira página de sua planilha pessoal de RH.
Passo 2
Pegue um fichário comum, imprima e cole nele a folha de rosto do arquivo pessoal. Faça cópias do passaporte (folhas com foto, registro, estado civil), documentos de escolaridade do funcionário, coloque-os em arquivo pessoal. Anexe também características, recomendações, currículo de um funcionário, um formulário de emprego. Se a organização mantém contratos de trabalho e pedidos de pessoal separadamente, faça cópias deles e coloque-os em um arquivo pessoal.
etapa 3
Também arquive em seu arquivo pessoal uma cópia da descrição do trabalho e outros documentos relacionados ao registro de emprego do funcionário. Não se esqueça de anexar sua autobiografia e folha de registro pessoal (geralmente colocada no início de seu arquivo pessoal). Numere todas as folhas de seu arquivo pessoal, começando com uma cópia de seu passaporte e documentos escolares. Faça um inventário interno dos documentos armazenados no arquivo pessoal e coloque-o no início do arquivo pessoal.
Passo 4
Complementar o arquivo pessoal do funcionário no processo de seu trabalho com cópias de vários documentos de formação avançada (cópias de diplomas, certificados, certificados, etc.), documentos que comprovem traduções (declarações, acordos adicionais ao contrato de trabalho, cópias ou segundas cópias de ordens, etc.).), ordens de aplicação de penalidades ou incentivos e outros documentos.
Etapa 5
Preencher um arquivo pessoal no momento da demissão de um funcionário da organização com os documentos de demissão: carta de demissão, acordo das partes, cópia ou segunda cópia do despacho de demissão e outros documentos.
Etapa 6
Preparar o arquivo pessoal do funcionário demitido para transferência para o arquivo. Para fazer isso, organize os documentos por cronologia de data na seguinte ordem:
- registro pessoal de pessoal e autobiografia;
- uma cópia do passaporte e documentos educacionais;
- documentos de emprego;
- documentos que são elaborados pelo departamento de pessoal durante a contratação do empregado;
- documentos de demissão (preencher um arquivo pessoal).
Numere as folhas do arquivo pessoal, registre novamente seu inventário interno, envie o documento para o arquivo.
Etapa 7
No processo de trabalho de escritório, os documentos de um arquivo pessoal estão localizados dentro dele em cronologia de tempo reversa, ou seja, no início do processo, os documentos de demissão são afixados; por trás deles - documentos sobre transferências de funcionários, pedidos de incentivos e penalidades, etc.; por trás deles - documentos sobre emprego e cópias de documentos sobre educação, etc.
