Secretários experientes sabem que a correspondência comercial consiste em dois terços de perguntas e respostas. O principal objetivo de uma pergunta escrita é obter qualquer informação do destinatário. O autor da carta espera receber a resposta mais completa possível, que lhe será prestada no prazo previsto em lei ou indicado no pedido. Não existem regras rígidas para o processamento de perguntas por escrito. No entanto, existem vários requisitos gerais para correspondência comercial que devem ser seguidos ao prepará-los.
Necessário
- - formulário da empresa;
- - papel A4;
- - caneta;
- - computador;
- - Impressora.
Instruções
Passo 1
Imprima uma carta de perguntas em papel timbrado da organização se você estiver se inscrevendo em nome de uma equipe e por um motivo oficial para outra organização ou para um indivíduo. O cidadão que enviar um pedido a qualquer instituição deve escrever de forma legível ou imprimi-lo em folha A4.
Passo 2
Indique no canto superior direito da carta as informações sobre o destinatário: nome completo do cargo, sobrenome e iniciais, endereço postal da organização (se necessário). As informações sobre a empresa remetente estão no lado esquerdo do formulário. Em uma linha especial, o funcionário deve colocar o número e a data do documento de saída. Se você se inscrever em seu próprio nome, liste seus próprios dados abaixo: sobrenome, nome, patronímico (sem abreviação), endereço residencial, número de telefone para contato. Por exemplo: "Para o Diretor da LLC" Madrugada "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, residente no endereço: Nsk, rua Pervaya, 15, apt. 15, telefone 00-00 ".
etapa 3
Escreva um título para seu e-mail. Deve refletir resumidamente a essência do apelo escrito, por exemplo: "Sobre o tamanho mínimo do lote de sementes de margarida e seu preço de atacado." Em papel timbrado, coloque esses adereços à esquerda. Ao falar em nome de uma pessoa, você pode simplesmente indicar o formato da carta digitando no meio da linha a frase “carta de pergunta”, “solicitação por escrito” ou “carta de solicitação”.
Passo 4
Vá para a declaração do próprio pedido. Este será o corpo principal de sua carta. Nas primeiras 1 ou 2 frases, explique o motivo e o propósito pelo qual deseja receber esta ou aquela informação. Por exemplo: “Em maio, os membros da parceria do jardim“Sad”estão planejando realizar uma compra a granel de sementes de margarida. Depois de examinar o folheto de propaganda de sua empresa, decidimos utilizar os serviços oferecidos. Nesse sentido, envie as seguintes informações para o endereço abaixo."
Etapa 5
Formule cada pergunta. Tente ser preciso e conciso. Não faça frases muito longas, incluindo 2 a 3 perguntas de cada vez. Certifique-se de colocar um ponto de interrogação no final - isso destacará visualmente o tópico principal. Se houver várias perguntas, preencha-as com uma lista numerada. Por exemplo: “1. Qual é o tamanho mínimo do lote de sementes? 2. Quanto custa 1 saco de sementes no atacado e varejo? 3. Quanto tempo leva para o lote comprado ser entregue? 4. Que documentos devem ser apresentados para a celebração de um contrato de fornecimento entre a sua empresa e uma parceria de jardinagem?"
Etapa 6
Termine a carta com uma nota de agradecimento. Você também pode indicar com tato o prazo desejado para receber uma resposta, por exemplo: “Desde já agradeço sua resposta. Esperamos receber a lista de preços dentro de uma semana. Na última linha, assine (em nome da organização, o cabeçalho é assinado) e a data.
