A atividade de qualquer organização envolve o trabalho com documentos. Alguns deles perdem sua relevância com o tempo e não são usados no trabalho. Para se livrar de papéis desnecessários, eles geralmente são destruídos. A destruição de documentos deve ser efetuada em estrita conformidade com as regras estabelecidas nos trabalhos de escritório.
Necessário
- - ato de destruição;
- - meios técnicos para a destruição de documentos.
Instruções
Passo 1
Confira o procedimento para destruição de documentos. Aplica-se a documentos em papel e em formato eletrónico. Normalmente, os documentos que perderam seu valor prático e têm um período de armazenamento expirado são destruídos. Isso se aplica principalmente a documentos pessoais e contábeis.
Passo 2
Faça um exame do valor dos documentos. O resultado disso deve ser um ato de destinação e preparação para a destruição dos papéis que não estão mais sujeitos a armazenamento. O período de retenção de documentos é determinado pela nomenclatura atual dos arquivos da sua organização. Em alguns casos, os termos são especificados de acordo com as leis federais, decretos governamentais, listas departamentais ou padrão de documentos.
etapa 3
Elabora um ato de destruição de documentos, colocando o nome da unidade estrutural antes de cada grupo de títulos. Insira casos semelhantes no ato sob um título geral, indicando o número total de casos. O ato deve ser assinado por funcionário da organização que participou do exame do valor dos documentos. Depois disso, o ato é aprovado pelo chefe.
Passo 4
Selecione casos para destruição usando uma visualização de página. Isso permitirá que você não perca o documento necessário que acidentalmente entrou no arquivo. Se algum material estiver no local de armazenamento por um longo tempo, ele pode ser rolado seletivamente para determinar a relevância dos documentos.
Etapa 5
Escolha o método de destruição dos documentos incluídos no ato. Eles podem ser queimados ou usados para este fim em uma trituradora de papel. Por vezes, os materiais a destruir são transferidos para eliminação a uma empresa especializada, elaborando o procedimento com um certificado de aceitação e a respetiva fatura. O último método é mais frequentemente usado quando o volume de documentação é significativo. Para garantir a confidencialidade, a transferência de casos e sua destruição são geralmente realizadas sob a supervisão de um funcionário da organização.
