O inventário de documentos é um livro de referência que revela a composição e o conteúdo dos documentos, sistematiza e os leva em consideração dentro de todo o conjunto documental. A compilação de inventários é uma etapa importante no processamento e ordenação de documentos, cujo objetivo não é apenas a segurança dos documentos, mas também a sua execução clara.
Instruções
Passo 1
Realizar o registro da lista de documentos em papel timbrado da organização (se houver). Isso não é obrigatório, mas um requisito desejável para tais documentos. Em qualquer caso, deve ser indicado o nome da organização.
Passo 2
Anote o título, que deve conter informações que determinem a propriedade dos documentos incluídos no inventário. Por exemplo, "Inventário de documentos no processo penal", "Inventário de documentos disponíveis no arquivo de atestado", "Inventário de documentos para um visto para a Dinamarca", etc. Se a organização compila inventários regularmente, anote o número de série do inventário.
etapa 3
Crie uma tabela consistindo nas seguintes seções: "Nº de p / p", "Nome do documento", "Número de folhas do documento". Por favor, preencha todos os campos listados. Adicione colunas de pesquisa à tabela conforme necessário. Por exemplo, Páginas _ a _, Números de página, Valor, Nota e assim por diante.
Passo 4
Sob a mesa, escreva quantas folhas, documentos ou cópias você inclui no inventário. Escreva em números e palavras: 3 (três), 25 (vinte e cinco).
Etapa 5
Completar a compilação do inventário com as assinaturas dos chefes da organização, de uma forma ou de outra responsáveis pela execução deste inventário (inspetor do departamento de pessoal, chefe de produção, etc.). Escreva o nome completo do cargo do gerente e uma transcrição de seu sobrenome, nome e patronímico. Se necessário, inclua seu nome completo no documento. e a assinatura de quem entregou e aceitou os documentos.
Etapa 6
Indique também a data do documento. Ele pode ser localizado no final e no início do inventário, tanto à esquerda quanto à direita do documento. O selo da organização não é colocado no inventário.
Etapa 7
A lista de documentos é elaborada em duas vias: uma permanece na organização, a outra é apresentada no local do pedido.
