Quando uma organização acumula documentação que requer armazenamento de curto ou longo prazo, é necessário organizá-la e grampear pastas com capa mole ou dura. Cada caso específico pode ter requisitos próprios para a conceção do arquivo e a sequência dos trabalhos, uma vez que não existem normas legislativas rígidas nesta área. No entanto, define os princípios básicos que os funcionários experientes geralmente seguem.
Necessário
- - lápis preto;
- - furador de escritório (ou dispositivo UPD);
- - braçadeira;
- - agulha de costura;
- - corda ou fio de náilon;
- - tesoura;
- - uma folha de papel branco;
- - cola para papelaria;
- - cobrir.
Instruções
Passo 1
Depois de examinar o valor da documentação, numere-a colocando um número de série (em ordem cronológica) no canto superior direito de cada folha com um lápis preto. Comece com a primeira reversão; a lista de títulos dos documentos contidos e a última página não precisam ser numeradas. Certifique-se de que os números não entrem no texto.
Passo 2
Faça dois pares de orifícios com um furador de escritório especial no meio da margem esquerda de cada documento. Para evitar que a pilha de papéis se desfaça, prenda-a com uma braçadeira. Como regra, os funcionários colocam os furos em uma linha vertical, deixando pelo menos 3 cm entre cada furo. Se a folha tiver uma margem estreita, você pode colar uma tira branca na borda.
etapa 3
Use uma máquina especial para atualizar a documentação (UPD). Isto irá reduzir significativamente o seu trabalho, já que com este dispositivo você pode furar uma pilha de documentos de 10 cm de espessura por vez. Leia com atenção as instruções e trabalhe com atenção - a furadeira fica muito quente.
Passo 4
Comece a costurar a pasta usando um barbante especial ou linha de náilon forte e uma agulha de costura. Atualize o arquivo duas vezes para um commit seguro. Puxe as "pontas" soltas do cordão (cerca de 5-6 cm) através do orifício do meio no lado sinuoso do "livro" e faça um nó forte.
Etapa 5
Corte um círculo (cerca de 4 cm de diâmetro) de papel branco grosso e cole o nó com ele. Use cola comum para papelaria. Pegue o adesivo com um selo, afixe a assinatura de certificação e a data sob ele. Se a pasta já tiver sido amarrada sem página de confirmação, é permitido colá-la na parte interna da capa.
Etapa 6
Deslize a pasta atada em uma capa especial ou vincule documentos com uma máquina. Para um arquivo de longa duração, recomenda-se a escolha de uma capa dura, noutros casos são adequadas "roupas" de cartão ou de papel revestido grosso. Em qualquer caso, deve ser um produto de impressão empresarial, desenhado de acordo com o estilo corporativo.
